一、目前医院高值耗材管理现状
目前医院高值耗材管理大都呈现供应品种多、供货厂商多的特点,如何保证高值耗材质量安全及账物相符是医院关心的重点与管理的难点。物资出库后的去向管理、领用科室的账物相符、患者费用准确计价、耗材成本的准确计提和控制等关于高值耗材的精细化管理,是目前高值耗材管理的薄弱环节。一般表现为以下几个方面问题:
1.1基础数据登记不全
首先表现为基础数据库物资名称不规范,规格不齐全,耗材价格调价不及时,而对于同类耗材不同供应商的价格比对信息不全、滞后。导致的结果是记账科室不能按规范高值耗材的名称和价格准确记账,既不利于科室台账管理,没法进行准确的成本确认,也会导致高值耗材进价不合理;其次表现为“三证”(包括产品注册证、生产许可证或经营许可证,以及卫生许可证)管理缺乏实时性,有时候三证有效期已过,耗材管理者因缺乏有效信息手段的支撑并不能及时发现;另外,高值耗材是哪个供应商,何时,给哪个病区供的货,哪个病人、何时使用的,财物何时对此高值做付款计划、何时付款均不是很清晰;最后是高值耗材的合同登记不全,目前医院高值耗材从使用到付款,合同审核并不严格。
1.2领用不规范
领用不规范表现形式为部分科室领用人员不固定,领用数量无依据,缺乏领用物资科室使用统计平台,最终导致领用材料的浪费。
1.3“零库存”物资管理流程繁琐
零库存管理是企业为追求资金使用的最大效益,实行按订单加工生产的生产管理模式。该模式同样可用于医院,达到减少医院资金占用、防止因保管不当造成的损失、降低保管风险及成本的效果。高值耗材控制系统的定义是,但凡需要进行“零库存”的物资,比如价值较高、保管条件要求高或不进仓库(如:牙科的烤瓷,是直接向临床供货)等类别的材料都可以作为高值耗材的管理范畴。“零库存”流程适应于临床需要,在各医院普遍使用。“零库存”管理不规范的表现形式为院内物资流转以手工作业为基础,极易导致错帐、漏帐、重复记账等现象。
1.4内植条码管理不规范
部分内植条码存在不规范的现象,如以合格证代条形码,条码信息不全、条码不能识别,个别产品甚至没有条形码,不能有效执行内植条码必须在病例资料保留条码资料的规定。
1.5管理流程漏洞多
目前高值耗材供应商为了进入医院市场,会从器械、财务及临床多方运作,国内大部分医院或多或少都存在一些管理上的漏洞,高值耗材的质量无法得到保证,财务的监管力度较弱。比如牙科的烤瓷,一般都是由供应商直接给临床供货,没有经过器械科等相关部门审核,而财务只能被动接受付款,监管职能缺失
二、保力高值耗材管理系统的作用
保力医院高值耗材管理系统针对高值耗材的特性设计了严格完整的解决方案，从供应商资质审查开始，采用统一编码，与医院HIS系统全面对接，形成高值耗材管理的科学化流程。
高值耗材管理系统做到了“精确控制,流向100%跟踪,质量追踪”。
针对目前高值耗材管理存在的一系列问题,系统采用两个管控点进行严格把关,即器械科管控耗材质量、财务科管控耗材付款,从而实现流程的优化管理。
2.1 杜绝安全隐患
在系统中,器械科可以随时对过期的“三证”进行筛查,变“三证”的静态管理(保存在档案袋中)为动态管理;使用部门使用前,对过期的三证系统也会进行实时提醒;而对于没有进行安全备码的高值耗材,财务系统将拒绝付款。
2.2 供应商对备码产品进行备货,使用科室产生需求时(即病人医嘱被执行),病区要做“扫条码”动作。该动作用于比对高值材料是不是已经通过器械科论证。若系统中无相关信息,即使病区使用了该高值耗材,医院也不会承认、付款。比对通过后,系统及时进行配发,配发过程必须要将产品条码与病人住院号进行匹配,以便于追溯。最终能达到“哪个供应商供的货、何时供货、使用科室是哪个、什么时候用的,用在哪个病人身上”的效果。以上信息均能一一对应、追溯。
2.3 加强成本控制
高值耗材是全成本核算中除固定资产折旧、药品成本、普通卫材之外的主要成本,更是控制可变成本的重要环节。系统实施后,高值耗材成本的采集更加真实,更趋向于真实,为医院加强成本控制提供了有利的基础环境。
2.4 提高工作效率
从备货到付款实行网上一条线轨道化流程,操作简单,节约时间,器械科入库信息随时取调核查,让工作人员从繁琐的核对工作中解放出来,同时也避免了部门之间重复作业,规范了流程,提高了效率。(器械科提出货款支付申请,由财务科进行耗材货款支付审批,最后制定付款计划,进行货款支付和支付确认。)